Labgoritmus

La eficiencia esta definida como la capacidad de generar un efecto deseado o determinado al optimizar el esfuerzo con el mínimo de recursos disponibles y minimizando desperdicios de cualquier tipo. Las palabras claves para esta definición son efecto, recursos, optimizar entre otras.

En este capitulo destacaremos algunos elementos principales que se requiere en un equipo de trabajo en el ámbito de un laboratorio clínico para generar eficiencia al máximo nivel. Esto puede ser usado para cualquier tipo de proceso en cualquier campo.

El marco de este programa tiene diversos orígenes, desde el mas conocido plan de mejora continua hasta los métodos lean y Kanban. El camino a seguir tiene diferentes atajos, pero los objetivos son los mismos, mejorar la eficiencia de los procesos. Expongo un compendio breve de los que considero son los mas indispensables pasos en el ambiente de un laboratorio clínico.

Planeación y orden:

Al iniciar una actividad, proceso o rutina en un laboratorio clínico, es importante que se definan las siguientes tres preguntas: el «que es?» lo que voy a hacer, es un concepto que define el procedimiento; también del «como?» se debe hacer el proceso, que es un instructivo de como ejecutar la labor o proceso y un «para que?» que define el propósito final del mismo.

Con estas tres preguntas y sus respectivas respuestas definimos el proceso, desde el principio hasta el final, con fundamento y objetivos claros. A partir de estas tres respuestas establecemos los elementos necesarios y los pasos para conseguir nuestro objetivo.

Esto requiere un sistema claro de planeación que permita ejecutar la labor cumpliendo con estos tres criterios: practico, viable y estándar. Enfocado en mejorar todas las partes que componen la labor, desde la organización de los instrumentos, herramientas e insumos para ejecutar la acción, hasta la misma mentalidad del personal que ejecutará dicha labor. Es importante dejar por escrito las funciones con determinantes claves como: cada cuanto se hace?, en que horario? que condiciones debe cumplir para hacerse? quien realizará la labor?, el tiempo aproximado de desempeño de la persona en ese proceso, entre otros elementos. Cada uno de estos factores bien definido evita problemas de comunicación y errores en el proceso, además, ayuda a estandarizar el mismo. Se debe evitar situaciones que generen resistencia al proceso, como por ejemplo indicaciones poco claras, flujo de trabajo difícil de desarrollar, componentes del proceso no apropiados para hacer la labor, inadecuada comunicación con las partes interesadas.

Sumergirse en el proceso:

En este punto del análisis de eficiencias, debemos investigar y sumergirnos en el rol de cada de uno de los involucrados en el proceso. Entender como desarrolla cada paso, sentir sus necesidades a medida que ejecuta la labor y determinar los puntos de fuga (de resistencia) que pueda tener el proceso y que requiera corrección.

Es normal que en este primer contacto con el proceso identifiquemos elementos se están ejecutando de forma torpe y poco practica, pero por el compromiso de cumplir con la labor se dejan pasar por alto. Es importante que estos eventos sean detectados por el personal que desarrolla la labor y sean notificados adecuadamente al líder del proceso para hacer las debidas correcciones en pasos posteriores.

En otras circunstancias, se nos hace difícil ver que el proceso no cumple con los tres criterios principales para hacer de la labor eficiente (practico, viable y estándar). Es inclusive necesario la llegada de una persona externa al proceso para detectarlo. En procesos de auditoria interna bien supervisada podemos detectar este tipo de fallo invisibles a nuestros ojos. Debemos valorar esos momentos, las personas ajenas al proceso pueden ver elementos que ayudarían a mejorar la labor de forma muy clara. Muchas veces estamos tan inmersos en el proceso que no evidenciamos fugas y debemos valorar estos aportes de los externos.

Evaluar y pulir:

Es en esta etapa del proceso, debemos mirar los avances desde afuera, alejarnos como el escultor lo hace de piedra y mira su avance. Revisar que elementos deben ser sometidos a ajustes, cambios o mejoras, remover o sumar. Es un punto en donde afinamos el proceso y descubrimos como aumentar su eficiencia.

Nos podemos ayudar de las valoraciones internas del proceso y de los procesos de auditoria que realicemos al mismo. Es importante ejecutar sesiones de retroalimentación que permitan socializar los hallazgos a corregir.

La labor puede estar concluida en este punto, pero realmente este el inicio de un ciclo continuo, como en el caso de plan de mejora continua que efectúa un bucle infinito de mejora que permitirá generar mayor calidad, productividad y eficiencia de un proceso.

La comunicación es clave:

Un elemento fundamental que vemos como actor principal en otros modelos de mejoramiento, como las metodologías agiles, Kanban, SCRUM, Jira u otros; es la comunicación. Este factor es clave para que los procesos se visibilicen, se genera continuidad y se incrementa el sentido de pertenencia del equipo en el nuevo proceso implementado.

La comunicación es el vinculo de interacción de los participantes. Debe ser el motor que impulse las mejoras a otro nivel. Debe generar visibilidad del proceso, otorgarle protagonismo a la labor e inspirar a los integrantes del equipo en detectar las acciones a mejorar.

Cada uno de nosotros hemos sido testigo procesos que se implementan de forma abrupta y que no logran ser bien interpretados por los integrantes del equipo que ejecutará la labor, y esto es debido principalmente a una falta en la comunicación. Hemos notado como el proceso no avanza y queda relegado a mostrar un desempeño aceptable. Y solo ante un error o problema mayor se le suele prestar atención, cuando ya es muy tarde. Es fundamental que un proceso este conectado siempre al equipo de trabajo por medio de un sistema claro de divulgación que vincule a los integrantes del equipo al proceso de una forma limpia y evitando al máximo cualquier tipo resistencia al cambio.

La comunicación puede estar distribuida en cada una de las etapas anteriormente descritas. De forma introductoria en la planeación del proceso. Haciendo definiciones claras del que?, como? y para que? se efectuará el proceso. En el momento de sumergirse en el proceso explicando en detalle el «como?» y dando oportunidad de invitar a la acción otorgando espacios de retroalimentación del proceso para que finalmente, evaluando y puliendo el proceso entreguemos información clara sobre los cambios o ajustes que se ejecutan en el proceso sean visibles para todos.

Ideal llevar en cada etapa de comunicación sistemas prácticos de comprensión de la información, infografías , gráficos y estadísticas que permitan comprender ágilmente la información que se desea divulgar. Esta información puede ser construida por el líder el proceso y entregado de forma periódica al equipo de trabajo.

Discusión:

Este tipo de actividades quedan relegadas a personal administrativo que puede vigilar y controlar muy bien cada proceso, sin embargo es clave la participación de las partes interesadas en la ejecución del proceso para evaluar la evolución del mismo.

Consideras importante que este trabajo sea de manejo exclusivo del equipo administrativo?

Es normal que los nuevos procesos ingresen en una matriz de procesos que ya están en ejecución, como hacer que este proceso ingrese al sistema de procesos sin afectar el flujo de trabajo ya existente? Es solo cuestión de planeación?

Finalmente y no menos importante, como cultivar la eficiencia en el personal para que puedan ejecutar constantemente este plan para todos los procesos y puedan maximizar la calidad, productividad y eficiencia del equipo de trabajo? que tipo de habilidades sociales y personales debe desarrollar esta persona para estar mas consciente de su entorno y no dejarse llevar por la rutina del día a día.