Labgoritmus

En ocasiones nos podemos ver tan involucrados en los procesos del laboratorio que nos olvidamos que nuestro deber no solo consiste en aspectos netamente asistencias, también tenemos tareas de tipo administrativas o logísticas que requieren un esfuerzo extra pero muy necesario para hacer que nuestra labor sea exitosa.

Es de esta forma que cuando hacemos la inmersión en aspectos administrativos nos involucramos en análisis técnicos de diversos aspectos, desde el control de calidad hasta la gestión documental y otras labores de este tipo. Todas estas actividades son fundamentales para nuestra labor ya que le entregan un formato estándar a nuestros procesos y altos niveles de calidad a nuestro servicio.

La búsqueda

Sin embargo, hay una pequeña actividad, que no suele estar detallada en nuestras responsabilidades del cargo, incluso suele ser olvidada y se activa solo por momentos de iniciativa administrativa. Hago referencia a la búsqueda de mejoras incrementales en términos de eficiencias y sostenibilidad de la empresa. Esta función por lo general está relegada a funcionarios de cargos administrativos y se realiza bien sea porque surge la necesidad espontánea de hacerla debido a un suceso que despertó el interés de los involucrados o en el mejor de los casos por una acción programada de las empresas.

Cuando hablo de eficiencia me refiero a cómo hacer más con menos como lo vimos en el artículo sobre eficiencia, es incrementar el valor de un proceso al usar menos de lo que se tenía que usar de forma normal. Este atributo puede hacer parte de muchas de las  funciones que desempeñamos en las áreas de un laboratorio clínico. Algunos de esos elementos los hacemos de forma rutinaria y creo que es así cuando van perdiendo valor y no generan el impacto deseado.

A su vez, cuando perdemos la capacidad de tener una posición crítica ante nuestros actos y bajamos la guardia en temas de autoconciencia y proactividad, vamos cayendo lentamente por inercia en una automatización de nuestra labor colapsada de procrastinación, rutina y zona de confort. El atributo de eficiencia debería estar activo en cada uno de nosotros en todo momento, y la única forma de lograrlo es con fuerzas antagonistas, como lo son la conciencia plena, la gestión del tiempo y la proactividad. 

Es por ello que se hace vital despertar en cada uno de nosotros esa chispa que incentiva la búsqueda de oportunidades de mejora. Inclusive, esta puede llegar a ser una motivación que inspira a líderes con cargos administrativos y que tengan personal a carga, el lograr inculcar en su equipo de trabajo, en el ADN empresarial y la cultura organizacional este tipo de aptitud, que sientan que es posible encontrar mejoras que ayuden a potenciar la eficiencia en sus procesos.

Los conceptos de efectividad según diversas ramas de la economía, ingeniería y administración incluyen categorías variadas y enfocadas en maximizar la producción, satisfacer necesidades del cliente o navegar rápidamente en océanos azules para adaptarse a cambios significativos de las dinámicas de oferta y demanda. En este artículo no quisiera ser tan técnico ya que de igual forma son apreciaciones muy especializadas de la alta gerencia. Desde mi punto de vista, quiero ofrecer un acercamiento de este concepto en nuestra labor como profesional de laboratorio, en este campo de la detección de oportunidades para mejorar la eficiencia. 

Caso de éxito

En este caso en particular me gustaría exponer un caso que me llamó mucho la atención. En un laboratorio clínico de alta complejidad es normal encontrar que usan agua de alta pureza (filtrada, desionizada y descontaminada) para algunos procesos o instrumentos que así lo exigen. El nivel de consumo de agua de estos procesos es tan alto que se opta por adquirir robustos dispositivos de filtración, desionización y limpieza del agua, que generan un volumen muy alto de suministros y pueden dar soporte al requerimiento durante varias semanas seguidas con poca asistencia técnica para su mantenimiento.

En este laboratorio se presentó una situación compleja, ya que la planta de producción de agua de alta pureza tenia varios años en uso y algunos mantenimientos ya no alcanzan a corregir problemas de estabilidad del producto, generando mediciones alteradas del agua que no la hacía apta para su uso en los instrumentos y procedimientos del laboratorio. Se comenzó a llamar de forma casi quincenal al servicio técnico para hacer mantenimientos correctivos de la misma, los niveles de pureza eran aceptables hasta máximo 10 días y después era necesario volver a llamar al servicio para otro mantenimiento.

A ojos de cualquier persona, este proceso era transparente,  intentando mantener en funcionamiento algo que ya tenía defectos muy profundos, que requiere cambios drásticos y que equivalen a una inversión alta para el laboratorio. Sin embargo, dentro de esta nueva normalidad que se volvió llamar constantemente al servicio para la reparación del equipo, en algún momento, a una profesional de laboratorio se le ocurrió preguntar a los ingenieros que hacían aquel trabajo si estos servicios tienen un valor. Efectivamente la respuesta fue afirmativa y al preguntar por el precio se dio cuenta que cada visita tenía un costo que oscilaba entre los 50 y 55 US (para el año 2022). Llevando al extremo la curiosidad de la profesional de laboratorio, ésta decidió preguntar en el área de pago de proveedores cuál había sido el pago por honorarios a esta empresa de mantenimiento de la planta. Las cifras alcanzaban los 6.000 US en el año anterior.

Esto despertó una gran alarma en la mente de esta profesional de laboratorio y decidió entregar un informe completo de gastos y pérdidas ocasionadas por la planta de tratamiento de agua. Este informe llegó a manos de altos directos de la institución donde prestaba servicios y encontró apoyo en buscar solución directamente de sus jefes inmediatos y en coordinación con otros proveedores y gestiones comerciales, lograron acceder a una planta de agua nueva, y que no generaba costos extras ya que estaba incluida dentro de la negociación de un proveedores de un instrumento de análisis de muestras de laboratorio.

Lo verdaderamente interesante de esta historia está en que lo único que se necesitó fue mirar hacia afuera del cuadro, salir de la zona de confort, preguntar, indagar, conocer más respecto a lo que se hace y cómo se puede hacer mejor. Fue una sumatoria de acciones que permitieron encontrar una solución que aporta a sostenibilidad de la empresa.

Se debe sumar otros elementos

Pero aquí viene otro aspecto al que se le debe poner atención, y es el sentido de pertenencia de los colaboradores de una institución para el crecimiento y mantenimiento del mismo. Despertar este valor transformador en el equipo de trabajo requiere de muchos elementos que pueden ser tema para otro artículo que les traeré en una próxima ocasión, pero perdamos el rumbo respecto a darle un especial valor a este atributo que hace que la cultura organizacional trabajo por un mismo objetivo, el de saber cual es el centro de atención de nuestros servicio y cómo podemos hacer que entreguemos lo mejor de nosotros cada día aumentando el valor de la empresa, mejorando nuestros servicios en función de la eficiencia y sostenibilidad. Sin este sentido de pertenencia por el servicio, la profesión y la institución donde se trabaja es muy poco probable que se alcance a levantar la cabeza. Los colaboradores se transforman en empleados que solo están al servicio de hacer lo mínimamente necesario para ganar su salario y hacer su trabajo evitando problemas.

Es por ello que en las empresas de todo tipo, pero en este caso en especial, del sector salud, deben proveer las herramientas suficientes para impulsar este tipo de pensamientos disruptivos en sus diversos equipos de trabajo. Tanto para producir nuevas alternativas que impulsen la construcción de mejoras en las eficiencias de los procesos, como para aperturas de asertividad y sinergias entre los proponentes y los líderes. Este últimos eslabón comunicativo y social es fundamental para generar cultura organizacional, ya que puede ocurrir que por inadecuadas formas de comunicación entre las partes, se menosprecian el esfuerzo de los que quieren aportar y terminan condenando las nuevas ideas, aportes o visiones al insondable mundo de la desesperanza aprendida que finalmente colapsa los deseos de crecer de muchas personas y los fuerza a vivir con la cabeza baja y sin otra alternativa que hacer lo mínimo necesario para concluir bien su día.

La oportunidad está en manos de todos, la capacidad de descubrir nuevas alternativas de hacer mejor las cosas, optimizando recursos e incrementando el valor del producto o servicio no tiene límites. Es cuestión de levantar la cabeza y pensar diferente, y en lo posible no permitir que se vuelva paisaje lo incorrecto, lo ineficiente, lo imprevisto, lo imposible. Todos podemos hacer aportes significativos que constituyen una posibilidad de hacer más y mejor con menos esfuerzo y recursos.