Labgoritmus

Como profesionales de laboratorio clínico, siempre estamos preparados para atender cualquier situación que se presente de forma efectiva y controlada. En nuestra labor encontramos situaciones que suelen mantener nuestra mente en un estado constante de atención y enfoque. Sin embargo, hay ocasiones donde sentimos que no avanzamos y antes por el contrario se acumula más trabajo. Una de las causas más frecuentes de esto es que no sabemos diferenciar tareas importantes y tareas urgentes.

Desde lejos parece que ambas cosas son lo mismo, pero no es así, debemos aprender a diferenciarlas para lograr un mayor rendimiento de nuestro desempeño. Adicional a esto, debemos aprender a reconocer diferentes conceptos «importantes» de la gestión del tiempo que sumará más recursos a la eficiencia de nuestra labor.

Creo que es importante empezar por comprender que esta habilidad es útil para cualquier persona, en cualquier campo laboral y bajo cualquier situación. En cualquier caso, especialmente en el que comenzamos a sentir que el día no nos rinde y llegamos a nuestro hogar sintiendo que se hizo solo lo necesario para sacar el día, son síntomas claros que requieren atender la forma en que estas llevando las cosas y no estás logrando los objetivos que te propones.

En la evolución de las teorías de la administración del tiempo, vemos como la gestión incremental de actividades a ayudado a muchas personas a iniciar un proceso de orden que ayuda a identificar y mejorar la administración de labores, tener una lista de tareas, una agenda semanal y otros elementos de organización son piezas que cada vez más persona ha aprendido a usar para intentar alcanzar sus objetivos. Pero es evidente cómo esta forma de abordar la esquematización del tiempo pueden llegar a ser contraproducentes ya que podemos exceder las expectativas propuestas y estas no alcanzan a alinearse con la espontaneidad natural de la vida y no logra enriquecer el desarrollo de experiencias gratificantes, lo cual termina por arruinar la posibilidad de ejecutar un plan de trabajo idealizado.

Una forma muy efectiva de gestión y administración del tiempo es aprender a identificar las actividades en un cuadrante de dos por dos, donde ubicamos las labores según la relación de Urgentes e Importantes(1):

Cuadrante 1: urgente + importante

Describe todas las situaciones cotidianas que requieren atención inmediata, no se pueden postergar, también a aquellas que surgen de imprevisto, es aquí donde por la mala gestión del tiempo terminan llegando todos nuestros pendientes. Es el cuadrante en el que menos deberíamos movernos.

Cuadrante 2: importante + no urgente

Este espacio se asigna a aquello que permite planificarse para ejecutarse sin tener que cumplir con un tiempo específico. Es un espacio ideal para llevar a cabo planes y formular metas claras con cada posible situación que se presente en un futuro. Es aquí donde debemos movernos mayormente.

Cuadrante 3: urgente + no importante

Son todas aquellas labores que a pesar de requerir acción inmediata, no son tan apremiantes y puedes delegarlas a alguien de tu equipo para su seguimiento, sin sacrificar el tiempo que debes invertir en otras actividades. Un buen trabajo en equipo permite culminar labores de este tipo de forma eficiente.

Cuadrante 4: no urgente + no importante

Las labores menos importantes y menos urgentes suelen distraernos demasiado o hacen que pospongamos una actividad. Este espacio suele consumir nuestro tiempo ya que nos entrega al disfrute y relajamiento, en ocasiones extremo. Es lo que muchos etiquetan como procrastinar, que finalmente son actividades que no te ayudan a avanzar, como revisar todas tus cuentas personales de redes sociales antes de ver tu correo profesional. Es necesario el descanso y el ocio para sentirnos bien, pero que tanto tiempo le dedicas a ello es lo que puede estar haciendo que futuras labores lleguen a cuadrantes I y III si no son intervenidas a tiempo.

La habilidad de organizar las tareas por cuadrantes en la matriz requiere conciencia, lógica, orden mental y determinación. Al principio puede llegar a ser desafiante estructurar una estrategia de gestión del tiempo. La verdad es que no requiere un gran esfuerzo, cada cual puede planificar una metodología para lograrlo de forma eficiente y clara. Lo más importante para empezar es alcanzar ese estado de conciencia plena que me permita reconocer cada situación y comprender el «por que?» estoy en un cuadrante indeseado y cómo puedo salir de allí de forma eficiente. Los frutos de esta administración son excelentes y la satisfacción de tomar el tiempo en tus manos y no que al contrario es un hito que marca una gran diferencia para tu día a día. Es algo que te permitirá llevar una vida mucho más productiva, no solo en el entorno laboral, sino también en ambientes sociales y familiares, inclusive te ayudará a cumplir metas personales que pueden comenzar a manifestarse mejor.

Este concepto de gestión del tiempo es solo uno de muchos que vamos a ver en estos módulos de desarrollo personal. La idea es que logremos ganar conciencia de nuestro día a día y alcancemos un equilibrio ideal entre nuestra labor y nuestros deseos personales, que estén encaminados hacia un objetivo claro que nos permita ser mejor cada día. En ocasiones, la rutina, la inconsciencia, el día a día y la falsa sensación de satisfacción personal por estar en una zona de confort ilusoria hacen que nuestra vida se estanque y con los años descubrimos que hemos perdido una gran cantidad de tiempo, de vida y de oportunidades.

Notas:

1. Stephen R. Covey, 7 Basic Habits of Highly Effective People, 14 edition.